Derniere mise a jour : 27 avril 2026 — Version 1.6 (V2.4c bidirectional Kombo sync + clarifications GDPR Art. 5.1.c minimisation)
La presente Politique de Confidentialite decrit comment CareerToolbox.AI (ci-apres "nous", "notre" ou "le Service") collecte, utilise et protege vos donnees personnelles conformement au Reglement General sur la Protection des Donnees (RGPD) et a la legislation belge.
Nous nous engageons a proteger votre vie privee et a traiter vos donnees de maniere transparente, legale et securisee.
Identite : Sivel Labs SRL
Adresse : La Hulpe, Belgique
N° BCE : BE 1037.283.356
Email : dpo@careertoolbox.ai
DPO : dpo@careertoolbox.ai
| Donnee | Finalite | Base legale |
|---|---|---|
| Nom/Prenom | Identification, personnalisation | Contrat |
| Authentification, communications | Contrat | |
| Mot de passe (hashe) | Securite du compte | Contrat |
| Donnee | Finalite | Base legale |
|---|---|---|
| CV uploades | Optimisation CV par IA | Contrat |
| Documents uploades (images) | Extraction texte (OCR) pour optimisation IA | Contrat |
| Parcours professionnel | Mentorat carriere (avis et conseils d'un mentor sous obligation de confidentialite) | Contrat |
| Candidatures | Suivi de recherche d'emploi | Contrat |
| Donnee | Finalite | Base legale |
|---|---|---|
| Fichiers audio | Transcription | Contrat |
| Documents uploades (images) | Extraction texte (OCR) pour feedback RH | Contrat |
| Fiches de poste | Matching candidats | Contrat |
| Notes d'entretien | Feedback RH | Contrat |
| Donnee | Finalite | Base legale |
|---|---|---|
| Adresse IP | Securite, logs | Interet legitime |
| User-agent | Compatibilite, debugging | Interet legitime |
| Cookies de session | Authentification | Contrat |
| Donnee | Finalite | Base legale |
|---|---|---|
| Flux video webcam (temps reel) | Analyse langage corporel (contact visuel, posture) | Consentement (Art. 6.1.a) |
| Une capture d'image (JPEG) | Evaluation environnement d'entretien | Consentement (Art. 6.1.a) |
Important :
Les donnees de paiement (carte bancaire) sont traitees directement par Stripe et ne sont pas stockees sur nos serveurs.
Lorsqu'un recruteur vous envoie une invitation pour un entretien de pre-selection :
Donnees collectees : Votre voix (audio en temps reel), la transcription de l'entretien, votre CV (si disponible sur la plateforme), et les analytiques vocales (duree de parole, nombre de mots).
Traitement : Un rapport d'evaluation est genere automatiquement par intelligence artificielle (GPT-5.2). Ce rapport comprend des scores (0-100) sur 6 dimensions, une recommandation, et des citations de l'entretien. Ce rapport est transmis au recruteur.
Sous-traitants : Vos donnees audio sont traitees en temps reel par Google (service Gemini Live, Etats-Unis). Le rapport est genere par OpenAI (GPT-5.2, Etats-Unis). Ces transferts sont encadres par des clauses contractuelles types.
Vos droits : Vous pouvez acceder a votre rapport d'evaluation, demander la rectification ou la suppression de vos donnees. Vous avez le droit de contester la decision basee sur ce rapport (Art. 22 RGPD).
Conservation : Les donnees d'entretien sont conservees pendant 6 mois apres completion. Le rapport est conserve pendant 12 mois.
Consentement : Avant de commencer l'entretien, vous devrez accepter les conditions de traitement de vos donnees. Vous pouvez refuser sans consequence.
Lorsqu'un recruteur enregistre une reunion d'intake (prise de besoin avec un hiring manager) :
Donnees collectees : Enregistrement audio de la reunion (via capture d'onglet navigateur, upload de fichier, ou dictee micro), la transcription complete avec identification des interlocuteurs, et les champs de poste extraits automatiquement par IA.
Traitement : L'audio est transcrit par OpenAI (modele gpt-4o-transcribe-diarize) avec diarisation. Les champs du poste (titre, competences, salaire, etc.) sont extraits par GPT-5.2. Le recruteur revoit et ajuste les donnees avant de creer la fiche de poste.
Sous-traitants : OpenAI (Etats-Unis) pour la transcription audio et l'extraction de champs. Ces transferts sont encadres par les clauses contractuelles types existantes.
Conservation : Les enregistrements audio sont conserves pendant 90 jours ou jusqu'a suppression par le recruteur. Les transcriptions et donnees extraites sont conservees pendant la duree du compte.
Base legale : Interet legitime (Art. 6.1.f) — optimisation du processus de recrutement. Le recruteur est responsable d'informer les participants de la reunion que celle-ci est enregistree.
Lorsqu'un recruteur utilise les sequences email pour contacter automatiquement des candidats :
Donnees collectees : Adresse email et nom du candidat, etape actuelle dans la sequence, donnees de suivi (ouverture d'email via pixel de suivi, clics sur liens, reponses recues).
Traitement : Les emails sont envoyes automatiquement selon un calendrier defini par le recruteur. Un pixel de suivi transparent (1x1 pixel) est integre pour detecter les ouvertures. Les liens sont encapsules pour le suivi des clics. Les adresses IP ne sont pas stockees ; seul un hash est conserve dans les evenements.
Desabonnement : Chaque email contient un lien de desabonnement obligatoire (RGPD). Le desabonnement arrete immediatement la sequence pour ce candidat.
Conservation : Les donnees de sequence (inscriptions, evenements) sont conservees pendant la duree du compte. Les statistiques agregees sont anonymisees.
Base legale : Interet legitime (Art. 6.1.f) — prospection de recrutement, avec droit d'opposition via desabonnement.
Lorsqu'un recruteur utilise le systeme de planification d'entretiens :
Donnees collectees : Nom et adresse email du candidat, date et heure de l'entretien, type d'entretien, lien de visioconference, notes du recruteur, fuseau horaire du candidat.
Auto-planification : Lorsqu'un lien d'auto-planification est envoye, le candidat accede a une page publique affichant les creneaux disponibles. Seuls le nom et l'email sont demandes pour la reservation.
Synchronisation calendrier : Les donnees d'entretien peuvent etre exportees au format ICS ou via des liens Google Calendar/Outlook. Aucune synchronisation bidirectionnelle n'est effectuee.
Rappels : Des rappels automatiques sont envoyes 24h avant l'entretien aux deux parties.
Conservation : Les donnees d'entretien sont conservees pendant 1 an apres la date de l'entretien, puis anonymisees.
Base legale : Interet legitime (Art. 6.1.f) — organisation du processus de recrutement, avec droit d'opposition (Art. 21). Test de balance documente dans le registre des traitements (Art. 30) — tenu a disposition de l'autorite de controle. La reservation d'un creneau par le candidat via le lien d'auto-planification releve de cette meme base (acte volontaire dans le cadre du processus de recrutement).
Lorsqu'un candidat postule directement depuis la vitrine publique d'une agence cliente (par exemple sivel-labs.be), la candidature est traitee sous le regime ATSIQ-pour-agence.
Responsabilite (sous-traitance — Art. 28 RGPD) : l'agence destinataire de la candidature est responsable du traitement et Sivel Labs SRL (BCE BE 1037.283.356) agit comme sous-traitant (Art. 28 RGPD) pour ce flux candidature. L'agence determine les finalites et moyens (selection, suite du recrutement) ; Sivel Labs SRL exploite la plateforme technique (collecte, stockage, securite, transmission) pour le compte et sur instruction de l'agence. La qualification de responsabilite conjointe (Art. 26) ne s'applique pas a ce flux candidature : le sourcing actif releve de la meme qualification (agence responsable, Sivel Labs SRL sous-traitant — Art. 28).
Essence de l'accord de sous-traitance (Art. 28.3) : Sivel Labs SRL traite les donnees de candidature uniquement sur instruction documentee de l'agence responsable, assure la collecte, le stockage, la securite et la transmission technique de la candidature, et n'utilise pas ces donnees a d'autres fins. L'agence destinataire reste responsable du traitement pour l'evaluation de la candidature, la communication avec le candidat et la suite du recrutement (entretien, decision d'embauche, conservation longue dans son vivier). Le candidat peut exercer ses droits (acces, rectification, effacement, limitation, opposition) aupres de l'agence responsable ; le point de contact pour l'exercice des droits est le DPO de la marque de l'audience : pour une candidature via vitrine agence (contexte ATSIQ), dpo@atsiq.io (alias surveille du DPO unique de Sivel Labs SRL), qui relaie la demande a l'agence responsable. Un accord de sous-traitance (DPA, Art. 28 RGPD) entre Sivel Labs SRL et chaque agence est en cours d'etablissement (annexe aux conditions B2B de l'agence) ; sa version applicable sera communiquee a sa finalisation.
Donnees collectees : nom, email, telephone (optionnel), CV (PDF/DOCX), message de motivation, page d'origine (URL referer), horodatage, IP hashee (audit anti-abus).
Traitement : Une candidature (unified_candidacies) est creee dans le pipeline de recrutement de l'agence ciblee. Le recruteur recoit une notification email avec le CV. Le candidat recoit un email de confirmation. L'analyse IA du CV s'execute par defaut au titre de l'interet legitime (Art. 6.1.f RGPD) ; le candidat en est informe et dispose d'un droit d'opposition (Art. 21 RGPD) exercable a tout moment, sans consequence sur sa candidature.
Conservation : 2 ans apres cloture de la candidature (purge automatique). Pour les candidatures converties en suivi pipeline actif : duree du process de recrutement.
Base legale : Mesure precontractuelle (Art. 6.1.b RGPD) — stocker et transmettre la candidature a l'agence est necessaire a la demande du candidat (postuler). La case affichee avant submit est une information / prise de connaissance (Art. 13), et non un consentement bloquant : la base legale Art. 6.1.b est appliquee et journalisee dans tous les cas. L'analyse IA du CV, lorsqu'elle est proposee, repose sur l'interet legitime (Art. 6.1.f RGPD) avec information (Art. 13) et droit d'opposition (Art. 21 RGPD), et non sur un consentement opt-in.
Droits : Acces, rectification, effacement, limitation et opposition, exercables aupres du DPO de la marque (dpo@atsiq.io) ou du DPO de l'agence (lien dans l'email de confirmation). Reponse dans un delai d'un mois ; ce delai peut etre prolonge de deux mois en cas de complexite ou de nombre de demandes, avec information motivee dans le premier mois (Art. 12.3 RGPD).
Lorsqu'une agence a opte-in pour ce flow (toggle administratif), les candidats peuvent marquer leur interet pour un poste a pourvoir prochainement (placeholder) sans creer de candidature officielle. Comme pour la candidature publique (§ 3.10.bis), l'agence est responsable du traitement et Sivel Labs SRL agit comme sous-traitant (Art. 28 RGPD) de cette manifestation d'interet ; le scoring IA decrit ci-dessous repose, lui, sur l'interet legitime (Art. 6.1.f) avec droit d'opposition (Art. 21), sans opt-in.
Donnees collectees : nom, email, telephone (optionnel), CV (PDF/DOCX), message de motivation, page d'origine, horodatage. Lors de chaque manifestation d'interet, un evenement est ajoute a l'historique du profil (job concerne, date).
Traitement IA (haut risque Annexe III §4) : Le CV est analyse par IA (Anthropic Claude) pour extraire les competences techniques. Ces competences alimentent un score de matching automatique qui aide le recruteur a identifier les profils correspondant a ses postes ouverts. Le recruteur peut ensuite inviter explicitement le candidat a postuler officiellement quand un poste s'ouvre (via lien email signe).
Important : Le scoring IA aide le recruteur sans jamais exclure un candidat (l'IA eclaire, le recruteur decide). Le candidat peut s'opposer a l'analyse IA a tout moment, sans justification et sans consequence : son profil reste dans le pool et visible du recruteur. Le bouton "Nous ecrire" reste disponible pour un echange sans aucun traitement IA. Ce choix est presente clairement avant chaque submit.
Decision automatisee (Art. 22 RGPD) : Le score IA n'est PAS une decision automatisee — c'est une aide a la decision. Le recruteur prend la decision finale d'invitation. Le candidat peut contester un score via un ticket support categorise ai_contestation.
Conservation : 2 ans apres derniere activite (last_activity_at), au titre de la limitation de conservation (Art. 5.1.e RGPD) ; l'organisation peut raccourcir ce delai, jamais l'etendre. Cron quotidien de purge automatique si pas de candidacy active ET pas de compte CT lie.
Base legale : Interet legitime de l'agence (Art. 6.1.f RGPD) pour l'analyse IA du CV et le matching — l'analyse s'execute par defaut, sans opt-in. La personne en est informee (Art. 13-14 RGPD) et dispose d'un droit d'opposition (Art. 21 RGPD) exercable a tout moment, sans exclusion du pool.
Sous-traitants IA : Anthropic (Claude) en US avec DPA signee (retention 0j, training off). Toutes PII sont anonymisees avant transmission a l'IA (emails, telephones, URLs, numeros nationaux masques).
Droits : Suppression immediate sur demande via lien "Supprimer mes donnees" present sur tous les emails (confirmation, invitation, rappel). DPIA dedie disponible sur demande au DPO. Voir aussi docs/legal/DPIA-interest-pool.md.
Nous enregistrons l'origine de chaque candidature dans le pipeline de recrutement (ex : LinkedIn, page carrieres, cooptation, job board). Ces donnees permettent aux recruteurs d'analyser la performance de leurs canaux de sourcing et d'optimiser leur budget recrutement.
Donnees collectees : Canal d'origine, detail de la source (nom du job board, nom du coopteur), cout associe au canal.
Conservation : Duree du compte du recruteur.
Base legale : Interet legitime (Art. 6.1.f) — optimisation du processus de recrutement.
Lorsqu'un recruteur cloture un placement (recrutement abouti), nous enregistrons les donnees necessaires a la facturation et au suivi du contrat : montant des honoraires, devise, methode de calcul, frais a la signature, frais de garantie, conditions de paiement.
Donnees collectees : Identite du candidat place, identite de l'employeur, intitule du poste, date de demarrage, montant des honoraires HT, devise, base de calcul (% du salaire annuel ou montant fixe), conditions de garantie, statut du recouvrement.
Conservation : 10 ans (obligation comptable belge — Code de droit economique Art. III.86) puis archivage anonymise pour analyse de trafic.
Base legale : Execution du contrat (Art. 6.1.b) + obligation legale comptable (Art. 6.1.c).
Pour les conventions de placement (contrats tripartites recruteur / employeur / candidat), CareerToolbox propose une signature electronique via un fournisseur tiers configure par l'agence : Yousign, DocuSign ou DocuSeal. CareerToolbox n'est pas l'editeur de ces services — c'est l'agence de recrutement qui contracte avec le fournisseur (modele "BYOK", Bring Your Own Key) et fournit sa propre cle API. Les documents signes transitent directement entre CareerToolbox et le fournisseur choisi par l'agence, sans passage par un tiers commun.
Donnees collectees : Document a signer (DOCX converti en PDF), identite des signataires (nom, prenom, email), statut de signature, URL du document signe, identifiant de l'enveloppe cote fournisseur.
Cle API stockee : Chiffree au repos via Fernet (cryptography lib) avec une cle derivee specifique au serveur. Audit trail complet (creation / rotation / revocation) dans org_credential_audit_log.
Sous-traitants tiers (au choix de l'agence) : Yousign SAS (FR), DocuSign Inc. (US — SCC + DPF), DocuSeal Ltd. (UK — auto-hebergement possible).
Conservation : Tant que la convention reste active + duree de conservation imposee par le fournisseur (typiquement 10 ans cote Yousign / DocuSign pour conformite eIDAS).
Base legale : Execution du contrat (Art. 6.1.b) — signature electronique conforme reglement eIDAS UE 910/2014.
Sur invitation du recruteur, un contact employeur peut acceder a un portail en lecture seule pour consulter ses placements en cours et ses factures, sans creer de compte CareerToolbox. L'acces est gere via un lien magique unique (token de 256 bits) envoye par email.
Donnees collectees : Email du destinataire de l'invitation, nom (optionnel), token d'acces, horodatages d'acces (last_accessed_at, access_count) pour audit.
Donnees affichees au destinataire : Liste des placements en cours et factures de son organisation employeur uniquement — aucun acces aux placements d'autres clients de l'agence ou aux donnees internes (notes recruteur, marges).
Conservation : Token actif jusqu'a expiration (90 jours par defaut) ou revocation manuelle. Trace d'audit conservee 10 ans.
Base legale : Interet legitime (Art. 6.1.f) — transparence du processus de recrutement vis-a-vis du client final.
30, 60 et 90 jours apres la prise de fonction d'un candidat place, CareerToolbox envoie automatiquement au candidat ET au manager hierarchique un formulaire de retour d'experience accessible via un lien magique unique (token de 256 bits, chiffre serveur-side au repos via SHA-256). Aucune creation de compte CareerToolbox n'est necessaire — le token EST la frontiere d'authentification (modele "magic link"), valide une seule soumission, expire automatiquement et tracable per-IP + per-User-Agent pour audit. Le formulaire est facultatif — le destinataire peut ignorer l'email sans consequence.
Donnees collectees : Notes (echelle 0-10), commentaires textuels libres, statut "le candidat est-il toujours en poste ?", recommandation. Adresse IP et User-Agent du soumissionnaire enregistres dans le journal d'audit pour conformite (preuve d'identite du retour).
Conservation : L'ensemble des donnees liees au feedback (reponses qualitatives + IP + User-Agent + horodatage de soumission) est purge 18 mois apres la soumission (ou 18 mois apres l'expiration du token pour les requetes restees sans reponse) via le cron quotidien POST /api/cron/feedback-purge — constante _RETENTION_DAYS = 540 dans api/routes/placement_feedback.py. Cette duree applique le principe de limitation de la conservation (Art. 5(1)(e) RGPD) : assez courte pour ne pas accumuler indefiniment, suffisamment longue pour permettre l'analyse retroactive des incidents de placement (litige garantie, contestation candidat) qui se manifestent en general dans les 12 mois post-prise-de-fonction. Apres purge, les donnees individuelles sont supprimees definitivement et irreversiblement — le tableau de bord recruteur ne calcule ses indicateurs (NPS, taux de retention 90j, etc.) que sur les feedback encore presents dans la fenetre de retention 18 mois.
Robustesse au phishing : En cas de fuite du token (par exemple email transferee a un tiers), CareerToolbox applique deux protections complementaires : (a) la soumission de feedback est single-shot — le token est invalide automatiquement apres la premiere soumission valide (verrou completed_at en base), aucun ecrasement de la reponse legitime n'est possible ; (b) un rate-limit de 10 soumissions par heure et par token, plus 30 lectures par heure et par IP, limite mecaniquement les tentatives d'abus en cas de fuite. Le destinataire legitime peut neanmoins contacter dpo@careertoolbox.ai pour requerir la regeneration d'un nouveau token en cas d'incident avere.
Base legale : Interet legitime (Art. 6.1.f) — amelioration de la qualite de placement, mesure de la retention. Droit d'opposition explicite via lien de desinscription dans chaque email.
Si l'agence connecte son systeme de suivi de candidatures (ATS — Greenhouse, Lever, Workable, etc.) via Kombo, CareerToolbox synchronise quotidiennement les candidats et offres d'emploi entre les deux systemes pour eviter la double saisie. Comme pour la signature electronique, c'est l'agence qui detient la cle API Kombo (modele BYOK) — CareerToolbox ne stocke aucune donnee candidat dans Kombo, mais peut lire les donnees ATS de l'agence.
Donnees synchronisees (allowlist stricte — minimisation Art. 5.1.c) : Pour les candidats : identite (nom, email), statut dans le pipeline, intitule de poste, date de mise a jour cote ATS. Pour les offres d'emploi (V2.4c, depuis 2026-04-27) : intitule, description du poste (max. 5000 caracteres), statut (open/closed), localisation. Aucune information de remuneration, aucune note interne, aucune donnee sensible (RGPD Art. 9). Tout autre champ Kombo est ignore par CareerToolbox.
Sens de la synchronisation (V2.4c bidirectionnelle) : (1) Cron quotidien POST /api/cron/kombo-sync declenche un pull Kombo → CareerToolbox pour les candidats et les offres d'emploi de chaque organisation cliente disposant d'identifiants actifs. (2) Webhook POST /api/webhooks/kombo recoit en temps reel les evenements candidate.created/updated et (V2.4c) job.created/updated et applique la politique de conflit configuree. Aucun envoi automatique de donnees CareerToolbox vers Kombo n'est realise — le sens de la synchronisation est read-only depuis Kombo.
Politique de conflit : Par defaut manual_review — tout ecart entre l'ATS et CareerToolbox est mis en file d'attente (kombo_sync_conflicts) pour decision admin via le digest email quotidien (template kombo_conflicts_digest). Politiques alternatives : kombo_wins (UPDATE auto applique cote CareerToolbox — tracabilite via kombo_audit_log) ou ct_wins (modification Kombo ignoree). Pour les offres d'emploi nouvelles (jamais vues cote CareerToolbox), la regle est toujours kombo_wins (creation automatique — pas de risque d'ecrasement).
Tracabilite : Toute mise a jour automatique applique le suffixe "system_kombo" dans creator_id + entree dans kombo_audit_log avec horodatage UTC, identifiant de l'enregistrement et resume des champs modifies. Les conflits resolus manuellement conservent l'identifiant de l'admin qui a tranche.
Sous-traitant : Kombo SAS (FR) — https://kombo.dev/privacy.
Base legale : Interet legitime (Art. 6.1.f) — cohesion des donnees entre outils de recrutement utilises par la meme equipe. Test de balance documente dans le registre des traitements (Art. 30) — tenue a disposition de l'autorite de controle.
Pour les placements de type interim ou contracting, le recruteur saisit chaque semaine les heures effectuees par le candidat, les taux de facturation client et de cout interne. Ces donnees alimentent la facturation hebdomadaire / mensuelle.
Donnees collectees : Date de debut de semaine, nombre d'heures travaillees, taux horaire (charge / cost), marge calculee, statut (brouillon / soumis / approuve / facture / paye), motif de rejet le cas echeant.
Audit : Chaque transition d'etat (soumission, approbation, rejet) ecrit une entree d'audit avec horodatage, identite de l'acteur, adresse IP et User-Agent — conformite a la legislation interim belge (Loi du 24 juillet 1987).
Conservation : 10 ans (obligation comptable + droit du travail).
Base legale : Execution du contrat (Art. 6.1.b) + obligation legale (Art. 6.1.c).
Lorsqu'un placement intérim est converti en CDI, CareerToolbox calcule un complément d'honoraires selon une méthode négociée avec le client (cinq méthodes : prorated_months, hours_credit, margin_offset, flat_fee, free) et émet une facture placement_conversion. Une période de garantie redémarre selon la base configurée (depuis la date de conversion / depuis le démarrage temp original / pas de garantie).
Donnees collectees : Méthode de conversion, taux de complément, montant calculé, base de garantie, identifiant du manager approbateur (si seuil de double-validation dépassé), historique des transitions.
Conservation : 10 ans (obligation comptable).
Base legale : Execution du contrat (Art. 6.1.b) + obligation legale (Art. 6.1.c).
CareerToolbox permet à deux agences de recrutement de coopérer sur un même placement via un fee split agreement (accord de partage d'honoraires). L'une (Lead Agency) tient le contrat avec l'employeur final, l'autre (Source Agency) fournit le candidat. Les honoraires sont partagés selon un pourcentage négocié.
Qualification RGPD — Article 26 EDPB : Les deux agences sont qualifiées de responsables conjoints du traitement (joint controllers, Article 26 RGPD). Pas de relation responsable / sous-traitant Article 28 entre les agences. Pour ce sous-flux fee split uniquement, Sivel Labs SRL (CareerToolbox.AI / ATSIQ) agit comme sous-traitant (Article 28) de chaque agence sur le partage d'honoraires. Il s'agit d'un flux distinct et nommé : il ne se confond pas avec le flux candidature publique (§ 3.10.bis), ou Sivel Labs SRL est sous-traitant (Article 28) de l'agence responsable.
Transmission de données candidat — consentement nommé : Lorsque la Source Agency transmet les données d'un candidat à la Lead Agency, le candidat doit donner un consentement explicite et nommé (Article 6(1)(a) RGPD). La notice mentionne le nom de la Lead Agency destinataire et le poste précis. Formulation type : « Vos données seront transmises à Lead Agency XYZ pour le poste ABC ». Le candidat peut retirer son consentement à tout moment via le portail dédié.
Donnees collectees : Identifiant de l'agence partenaire, n° TVA, IBAN, contact principal, juridiction, pourcentages de partage, mode de facturation (strict NPA / flexible co-facturation), mode garantie, mode visibilité NDA cascade, arrangement Article 26 documenté entre les deux agences.
Cooperation Token cross-tenant : Si les deux agences sont clientes CareerToolbox, un Cooperation Token UUID v4 (validité 30 jours, usage unique) permet à la seconde agence de mirroriser l'accord dans son tenant. Anti-forge strict + anti-self-accept + anti-replay.
Facturation TVA intra-UE : Pour les factures inter-agence intra-EU, la mention obligatoire « Auto-liquidation TVA — Article 196 Directive 2006/112/CE » est ajoutée automatiquement (4 langues). Les factures sont émises HT — le destinataire (Lead Agency) auto-liquide la TVA dans sa propre déclaration.
Conservation : 10 ans (obligation comptable + droit du travail). Le retrait de consentement candidat efface en cascade les enregistrements consent_records.consent_type='fee_split_transmission'.
Base legale : Execution du contrat (Art. 6.1.b) entre les agences + Consentement explicite nommé (Art. 6.1.a) pour la transmission de données candidat. DPIA dédiée Phase 14 validée par le DPO interne.
Finalité : La fonctionnalité « Star Map de carrière » utilise l'intelligence artificielle pour vous proposer une visualisation interactive de vos trajectoires professionnelles possibles, basée sur vos compétences extraites et votre rôle inféré. Vous pouvez explorer 5 secteurs (Dev / Data / DevOps / Cyber / Product) et jusqu'à 15 rôles cibles personnalisés.
Données traitées : compétences (skill_graph — noms et scores de maîtrise extraits de votre CV), rôle inféré, trajectoires générées (titres de rôles cibles, scores de compatibilité, narratifs, skill_gaps suggérés, certifications recommandées, fourchettes salariales anonymes basées sur agrégats marché), préférences (chemin actif active_target_path_id + journal des milestones path_progress_json si vous activez un objectif).
Décision automatisée (Art. 22 RGPD) : la génération est automatisée par IA (gpt-5.2). Toutefois, aucune décision juridique ou contractuelle irréversible n'est prise automatiquement : les trajectoires sont informationnelles et toute action concrète (postuler, suivre une formation, mock interview, choisir un objectif principal) reste à votre initiative. Vous pouvez demander à tout moment une revue humaine via le support → un mentor humain Sivel Labs Talents revient vers vous sous 48h ouvrées.
Transparence Article 50 EU AI Act : à chaque génération, un message visuel (ai-disclaimer) rappelle que le contenu est généré par IA. Le bouton « Pourquoi cette suggestion ? » dans le drawer Path Detail expose la formule de compatibilité (50 % skill_match + 30 % exp_match + 20 % market_align) et le breakdown détaillé.
Sous-traitants externes : OpenAI Inc. (USA) — génération narrative + skill_gaps + cert_recs. Données transmises : compétences (noms anonymisés), rôle cible, rôle inféré, locale. Aucune donnée d'identification (email, nom, téléphone, adresse) n'est transmise. Encadrement : DPA OpenAI + clauses contractuelles types (SCCs UE), cf. SUBPROCESSORS.md § OpenAI.
Conservation : Star Maps actives 12 mois après la dernière activité ; historique (versions remplacées) 5 ans ; purge automatique au-delà ; purge cascade lors de la suppression de compte.
Vos droits : accès (Art. 15) via /api/account/gdpr/export · rectification (Art. 16) par régénération (max 3/heure) · effacement (Art. 17) sur suppression de compte ou demande explicite · limitation (Art. 18) feature flag candidat-controllable · portabilité (Art. 20) export JSON · opposition (Art. 21) — la Star Map ne se crée pas tant que vous ne cliquez pas sur « Générer ma Star Map » · décision automatisée (Art. 22) revue humaine via support.
Coûts et quotas : 5 crédits par génération (3 si skill_graph récent < 30 jours, cache intelligent). Rate-limit : 3 régénérations/heure/utilisateur (anti-abus LLM ; coût moyen ≈ 0,001 €/génération).
Base légale : Exécution du contrat (Art. 6.1.b) + Consentement explicite (Art. 6.1.a) — vous déclenchez vous-même la génération. DPIA dédiée Career Discovery rédigée (Art. 35 RGPD) et conservée en interne : copie disponible sur demande motivée à dpo@careertoolbox.ai.
Nous traitons vos donnees pour :
| Base legale | Application |
|---|---|
| Execution du contrat (Art. 6.1.b) | Fourniture du Service, gestion de compte |
| Interet legitime (Art. 6.1.f) | Securite, amelioration du Service, analytics |
| Consentement (Art. 6.1.a) | Marketing, cookies non essentiels |
| Obligation legale (Art. 6.1.c) | Conservation factures, demandes autorites |
| Sous-traitant | Localisation | Finalite | Garanties |
|---|---|---|---|
| OpenAI | Etats-Unis | Traitement IA (CV, transcription, feedback, OCR documents, rapport AI Screening) | Clauses contractuelles types (SCC) |
| Anthropic (Claude) | Etats-Unis | Assistant IA conversationnel (accompagnement candidat) | Clauses contractuelles types (SCC) |
| Google (Gemini Live) | Etats-Unis | AI Screening Interview (audio temps reel) | SCC, DPA Google Cloud |
| Stripe | Etats-Unis | Paiements | Certifie PCI-DSS, SCC |
| Brevo (Sendinblue) | France | Emails transactionnels (route principale) + parsing inbound + DKIM — seul vendor email (Postmark décommissionné) | RGPD compliant, DPA Brevo |
| OVH | France | Hebergement serveurs | RGPD compliant |
| Cloudflare | Etats-Unis | CDN, securite (Turnstile) | SCC |
| Adzuna | Royaume-Uni | Donnees salaires agregees (benchmark) | Adequation UK |
| Yousign | France | Signature electronique conventions de placement (BYOK — cle de l'agence) | RGPD natif, conformite eIDAS |
| DocuSign | Etats-Unis | Signature electronique conventions de placement (BYOK — alternative) | SCC + DPF, conformite eIDAS |
| DocuSeal | Royaume-Uni / auto-hebergement | Signature electronique open-source (BYOK — alternative) | Adequation UK / instance auto-hebergee |
| Kombo | France | Synchronisation ATS (Greenhouse, Lever, Workable, etc.) — BYOK — cle de l'agence | RGPD natif |
| Banque Centrale Europeenne (ECB) | Union Europeenne | Taux de change pour facturation multi-devises (donnees publiques) | Source publique, aucune PII transmise |
Outils internes auto-heberges : CareerToolbox.AI peut traiter des donnees d'usage, de diagnostic ou de logs dans des outils internes exploites par nos soins sur notre infrastructure OVH. Ces outils ne constituent pas des destinataires tiers : aucune donnee n'est transmise aux editeurs de ces logiciels lorsque l'instance est auto-hebergee. Le sous-traitant externe pertinent pour cet hebergement reste OVH, deja liste ci-dessus.
Note sur le modele BYOK (Bring Your Own Key) : pour Yousign / DocuSign / DocuSeal / Kombo, c'est l'agence cliente qui contracte directement avec le fournisseur et fournit sa cle API a CareerToolbox. CareerToolbox stocke cette cle chiffree au repos (Fernet) et l'utilise uniquement pour transmettre les documents / synchroniser les donnees au nom de l'agence. CareerToolbox ne facture pas ces fournisseurs et n'agit pas comme intermediaire commercial — la relation contractuelle reste entre l'agence et le fournisseur.
| Modele | Editeur | Finalite |
|---|---|---|
| gpt-4o-transcribe-diarize | OpenAI (API) | Transcription audio → texte + detection des interlocuteurs (diarisation) |
La transcription et la diarisation sont realisees via l'API cloud OpenAI (modele gpt-4o-transcribe-diarize). Les donnees audio transitent par les serveurs d'OpenAI aux Etats-Unis, dans le cadre du DPA (Data Processing Agreement) existant avec OpenAI. OpenAI ne conserve pas les donnees audio et ne les utilise pas pour l'entrainement de ses modeles (API usage policy).
| Modele | Editeur | Licence | Finalite |
|---|---|---|---|
| MediaPipe Face Mesh | Apache 2.0 | Detection du contact visuel | |
| MediaPipe Pose | Apache 2.0 | Analyse de la posture |
Ces modeles sont executes entierement sur l'appareil de l'utilisateur (navigateur). Aucune donnee video n'est transmise a nos serveurs ni a Google. L'activation est optionnelle (opt-in explicite).
Certains sous-traitants sont situes aux Etats-Unis. Ces transferts sont encadres par :
Lorsqu'un utilisateur uploade un document sous forme d'image (JPEG, PNG, WebP), l'image est envoyee a l'API OpenAI Vision pour extraction de texte (OCR). Ce traitement est identique a l'envoi de texte extrait de fichiers PDF/DOCX — le contenu du document transite via OpenAI dans le cadre du DPA (Data Processing Agreement) existant. L'image est traitee et non conservee par OpenAI.
Textes (CV, transcriptions, fiches de poste) : Le texte extrait de vos documents (PDF, DOCX) est traite avant envoi a OpenAI — les adresses email, numeros de telephone, URLs de profils LinkedIn et GitHub, numeros IBAN, numeros de securite sociale et numeros nationaux sont automatiquement masques, puis restaures dans le resultat final.
Documents uploades en image (JPEG, PNG, WebP) : Lorsqu'un document est uploade sous forme d'image, celle-ci est transmise integralement a l'API OpenAI Vision pour extraction de texte (OCR). L'image n'est pas anonymisee avant envoi — les donnees personnelles visibles sur le document (nom, coordonnees, photo, etc.) sont transmises telles quelles. Cette transmission est necessaire car l'extraction de texte ne peut etre realisee qu'a partir de l'image originale.
Toutes ces transmissions sont encadrees par le DPA (Data Processing Agreement) signe avec OpenAI. Conformement a la politique d'utilisation API d'OpenAI, les donnees transmises via l'API ne sont pas conservees par OpenAI et ne sont pas utilisees pour l'entrainement de ses modeles.
| Type de donnees | Duree |
|---|---|
| Donnees de compte | Abonnement + 3 ans |
| CV et documents | Abonnement + 30 jours |
| Fichiers audio | 90 jours apres transcription |
| Capture video (environnement) | Immediatement supprimee apres analyse (non stockee) |
| Flux video webcam | Non transmis au serveur — traitement local uniquement |
| Transcription AI Screening | 6 mois apres completion |
| Rapport AI Screening (scores) | 12 mois apres completion |
| Logs de connexion | 18 mois |
| Factures | 10 ans (obligation legale) |
| Logs d'audit (employer-clients) | 10 ans par defaut, configurable 3/5/10 ans par organisation (Art. 5(1)(e) justification : obligations comptables + defense juridique) |
| Placements (donnees de facturation) | 10 ans — obligation comptable belge Art. III.86 |
| Conventions de placement signees | Tant que active + duree fournisseur eIDAS (typiquement 10 ans) |
| Tokens portail client | 90 jours par defaut (configurable 1-365), trace d'audit 10 ans |
| Feedback de placement (30/60/90j) | 18 mois apres soumission (reponses + audit IP/UA), puis purge automatique quotidienne — Art. 5(1)(e) RGPD |
| Feuilles d'heures (timesheets) | 10 ans — obligation comptable + droit du travail belge |
| Sync Kombo (conflits en attente) | Resolus : 12 mois — en attente : permanent jusqu'a decision admin |
| Audit credentials BYOK (e-sig + Kombo) | 10 ans — conformite SOC 2 + tracabilite rotation cles |
| Donnees supprimees | Effacement sous 30 jours |
A l'issue de ces durees, les donnees sont supprimees ou anonymisees de maniere irreversible.
Hash d'integrite des PII supprimees : pour preuver qu'une demande d'effacement (Art. 17) a bien ete executee, nous conservons un hash cryptographique (SHA-256) de la donnee effacee dans nos logs d'audit. Le hash ne permet pas de reconstituer la donnee originale — il sert uniquement de preuve d'integrite en cas d'audit ulterieur.
Notre plateforme utilise des modeles d'intelligence artificielle (OpenAI, Anthropic) pour assister les recruteurs dans certaines decisions :
Conformement au Reglement UE 2024/1689 sur l'IA (entree en vigueur 2026), nous vous informons que :
Finalite : (a) sourcing de candidats — identifier des profils professionnels publics pertinents pour un poste et retrouver une adresse email professionnelle afin de prendre contact ; (b) enrichissement des contacts employeurs — permettre aux agences abonnees au plan Enterprise Premium de pre-remplir les fiches contact (responsables RH, hiring managers) de leurs clients employeurs a partir d'une base de donnees professionnelle publique.
Sous-traitants actifs : Coresignal (Coresignal UAB, UE/Lituanie) — agregation de profils professionnels publics pour le sourcing de candidats ; heberge dans l'UE, pas de transfert hors UE. Hunter.io (France/Etats-Unis) — recherche d'email professionnel a partir du nom + entreprise ; le transfert vers la composante US est encadre par les clauses contractuelles types (SCC). Apollo.io, Inc. (Etats-Unis), initialement envisage pour l'enrichissement des contacts employeurs, est actuellement inactif (reporte — ToS multi-tenant) et n'est utilise pour aucun traitement en production. Conformement a l'EU AI Act 2024/1689 Article 13 (transparence), ces operations peuvent constituer un traitement assiste par IA ; voir /legal/subprocessors.html pour les DPA et le detail des transferts.
Sources de collecte des profils de candidats — la liste ci-dessous est celle du registre des fournisseurs du systeme, et elle est exhaustive : une source qui n'y figure pas ne peut pas etre interrogee. GitHub (GitHub, Inc., Etats-Unis) — actif : lecture de l'API publique GitHub, sur des profils de developpeurs rendus publics par la personne elle-meme ; aucune donnee personnelle la concernant n'est transmise a ce service. Coresignal (Coresignal UAB, UE/Lituanie) — actif. Stack Overflow — inactif (source retiree du registre ; le systeme ne l'interroge plus). Apollo.io, Inc. (Etats-Unis) — inactif (reporte — ToS multi-tenant). Hunter.io (France/Etats-Unis) n'est pas une source de profils : il n'intervient qu'en enrichissement d'adresse email professionnelle. La source qui vous concerne est celle de VOTRE collecte, et c'est elle — et elle seule — qui vous est nommee dans la notice Art. 14 qui vous est adressee.
Donnees enrichies (a partir du nom + entreprise du contact) :
Donnees explicitement EXCLUES (data minimization Art. 5.1.c) : aucun identifiant gouvernemental, aucune donnee biometrique, aucune donnee de sante deductible, aucune donnee privee non-professionnelle.
Base legale : interet legitime (Art. 6.1.f RGPD) au titre de la recherche de candidats et de la prospection B2B encadrees (recrutement professionnel). La personne dispose d'un droit d'opposition (Art. 21 RGPD) exercable a tout moment via dpo@careertoolbox.ai — l'opposition (Art. 21) entraine la suppression de la fiche ; l'opt-out de conservation, distinct, entraine son anonymisation, cle de retour preservee.
Information de la personne (Art. 14 RGPD) : lors du premier email transactionnel adresse a la personne, un lien vers la presente politique est inclus, mentionnant la source reelle des donnees pour cette personne — celle qui a effectivement servi a sa collecte, parmi les sources listees ci-dessus, et non une enumeration de fournisseurs — ainsi que le droit d'opposition.
Reserve aux plans Premium recruteurs : la fonctionnalite est incluse pour Freelance Premium et Enterprise Premium. Aucun debit de credit n'est applique — l'usage est inclus dans l'abonnement, dans la limite des quotas fournisseurs et du fair use applicable.
Analyse d'impact (DPIA, Art. 35 RGPD) : des analyses d'impact dediees sont documentees pour le sourcing de candidats (DPIA_AUTO_SOURCING) et pour l'enrichissement des contacts employeurs (/docs/audits/2026-04-26-ws024-dpia-apollo.md) — disponibles sur demande aupres du DPO.
Conservation : les donnees d'enrichissement sont stockees dans le champ enrichment_data_json de la fiche. Lors d'une demande d'effacement (Art. 17), ce champ est nettoye en meme temps que les autres PII (cascade GDPR).
Conservation — profil de candidat issu du sourcing : trois durees, et c'est l'etape atteinte par le profil qui decide laquelle s'applique — jamais l'interet du recruteur. (a) Tant que le profil n'est lie a aucun poste — il n'a fait l'objet que d'une collecte — il est conserve 30 jours par defaut (« informer ou anonymiser », Art. 14(3)(a)) : c'est une valeur de configuration et non un plafond — elle est bornee de 7 a 365 jours, qui est la duree maximale que ce rail peut atteindre. Ce rail est effectif : un profil que personne ne rattache a un poste est anonymise a son terme. (b) Des que le profil est lie a un poste vivant — ajout au pipeline d'un role, « considerer pour un poste », consolidation d'une candidature non terminale, ou le geste « retenir pour un role » — c'est cette liaison, et non l'emission d'une notice ni sa remise, qui fait passer le profil sur le rail vivier de 2 ans (730 jours) a compter de la DATE DU GESTE DE LIAISON (la date a laquelle la personne a ete rattachee au poste), applique en extension seulement — une echeance deja plus lointaine n'est jamais raccourcie. La notice Art. 14 informe ; elle ne decide d'aucune duree, et l'absence de canal ne prive jamais de conservation. (c) Une demarche unilaterale restee sans reponse n'ouvre aucune duree plus longue : elle porte l'echeance du profil a 180 jours lorsque celle-ci est plus courte, valeur bornee dans le code de 30 a 180 jours — aucun parametrage ne peut la depasser. Elle s'applique en extension seulement : une echeance deja plus lointaine n'est jamais raccourcie, de sorte qu'un profil deja LIE A UN POSTE VIVANT — ou portant deja une echeance plus lointaine — demeure sur le rail vivier de 730 jours decrit en (b). Le compteur du rail vivier n'est renouvele que par un signal de la personne elle-meme (reponse a une sollicitation, candidature, octroi d'un mandat de representation) : l'activite interne du recruteur — consultation, selection, ajout a une liste — ne deplace jamais l'horloge. Anonymisation automatique a l'echeance — les donnees identifiantes sont effacees, la ligne n'est jamais supprimee ; opposition possible a tout moment (Art. 21).
En ligne : Depuis votre compte, section "Mes donnees"
Par email : dpo@careertoolbox.ai
Par courrier : Sivel Labs SRL, Avenue du Bois d'Hennessy 30, 1310 La Hulpe, Belgique
Delai de reponse : 30 jours. En cas de demande complexe, ce delai peut etre prolonge de 60 jours.
Vous avez le droit d'introduire une reclamation aupres de l'Autorite de Protection des Donnees (APD) :
Ces cookies sont necessaires au fonctionnement du Service (base legale RGPD : execution du contrat - Art. 6.1.b) :
ct_session : Authentification (cookie legacy ; expiration : 7 jours)ct_access_token : Authentification OAuth 2.1 (HttpOnly, SameSite=Lax ; expiration : 7 jours pendant la transition)ct_refresh_token : Rotation des tokens d'authentification (HttpOnly, SameSite=Strict, scope: /api/auth/ ; expiration : 30 jours)csrf_token : Protection CSRF (expiration : 24 heures)Pour ameliorer la securite de votre compte, CareerToolbox.AI utilise le protocole OAuth 2.1 avec rotation automatique des tokens d'acces. Concretement :
Depuis mai 2026, CareerToolbox.AI utilise une instance auto-hebergee de PostHog pour la mesure d'audience produit. Aucune donnee n'est transmise a un tiers ; le serveur PostHog est exploite par Sivel Labs SRL sur la meme infrastructure que le Service.
ct-cookie-consent (JSON {essential, analytics, session_replay, consented_at}, expiration : 12 mois).ph_* (identifiant pseudonymise, expiration : 12 mois).mask_ip=true), Do Not Track respecte, autocapture limite aux clics et changements de page, conservation evenements 12 mois maximum.maskAllInputs:true remplace tous les <input>, <textarea> et elements marques .pii par des asterisques). Conservation : 30 jours.Vous pouvez retirer votre consentement a tout moment via le lien "Cookies" en pied de page : la desactivation arrete immediatement la collecte et supprime les cookies ph_* de votre navigateur.
Vous pouvez gerer vos preferences cookies depuis le bouton "Cookies" en pied de page, ou directement depuis les parametres de votre navigateur. Note : la suppression des cookies essentiels vous deconnecte immediatement.
En cas de violation de donnees susceptible d'engendrer un risque eleve, nous vous informerons dans les 72 heures conformement a l'article 34 du RGPD.
Le Service n'est pas destine aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de donnees de mineurs.
Nous pouvons modifier cette politique a tout moment. Les modifications substantielles seront notifiees par email ou via l'interface. La date de derniere mise a jour est indiquee en haut du document.
Delegue a la Protection des Donnees
Email : dpo@careertoolbox.ai
Adresse : Sivel Labs SRL, Avenue du Bois d'Hennessy 30, 1310 La Hulpe, Belgique
| Traitement | Finalite | Base legale | Duree | Destinataires |
|---|---|---|---|---|
| Gestion comptes | Service | Contrat | Abonnement + 3 ans | Interne |
| Optimisation CV | Service | Contrat | Abonnement | OpenAI |
| Transcription | Service | Contrat | 90 jours | OpenAI |
| Paiements | Facturation | Contrat | 10 ans | Stripe |
| Emails | Communication | Contrat | Abonnement | Brevo |
| Logs securite | Securite | Interet legitime | 1 an | Interne |
| Analyse langage corporel | Feedback entretien | Consentement | Non stockee (temps reel) | MediaPipe (local), OpenAI (1 image) |
| OCR documents | Extraction texte | Contrat | Duree abonnement | OpenAI |
| AI Screening | Pre-selection candidats | Consentement | 6-12 mois | Google, OpenAI |
| Assistant IA conversationnel | Accompagnement candidat | Contrat | Duree abonnement | Anthropic (Claude) |
Document version 1.6 — 27 avril 2026