Laatst bijgewerkt: 27 april 2026 — Versie 1.6 (V2.4c bidirectionele Kombo-synchronisatie + verduidelijkingen AVG Art. 5.1.c minimalisatie)
Dit Privacybeleid beschrijft hoe CareerToolbox.AI (hierna "wij", "ons" of "de Dienst") uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wetgeving.
Wij verbinden ons ertoe uw privacy te beschermen en uw gegevens op een transparante, rechtmatige en veilige manier te verwerken.
Identiteit: Sivel Labs SRL
Adres: La Hulpe, België
KBO-nr.: BE 1037.283.356
E-mail: dpo@careertoolbox.ai
FG (Functionaris voor Gegevensbescherming): dpo@careertoolbox.ai
| Gegeven | Doeleinde | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Naam/Voornaam | Identificatie, personalisatie | Overeenkomst |
| Authenticatie, communicatie | Overeenkomst | |
| Wachtwoord (gehasht) | Accountbeveiliging | Overeenkomst |
| Gegeven | Doeleinde | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Geüploade cv's | Cv-optimalisatie door AI | Overeenkomst |
| Geüploade documenten (afbeeldingen) | Tekstherkenning (OCR) voor AI-optimalisatie | Overeenkomst |
| Loopbaantraject | Loopbaanmentoring (advies en raad van een mentor onder vertrouwelijkheidsverplichting) | Overeenkomst |
| Sollicitaties | Opvolging van werk zoeken | Overeenkomst |
| Gegeven | Doeleinde | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Audiobestanden | Transcriptie | Overeenkomst |
| Geüploade documenten (afbeeldingen) | Tekstherkenning (OCR) voor HR-feedback | Overeenkomst |
| Functiebeschrijvingen | Matching van kandidaten | Overeenkomst |
| Sollicitatiegespreknotities | HR-feedback | Overeenkomst |
| Gegeven | Doeleinde | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| IP-adres | Beveiliging, logs | Gerechtvaardigd belang |
| User-agent | Compatibiliteit, debugging | Gerechtvaardigd belang |
| Sessiecookies | Authenticatie | Overeenkomst |
| Gegeven | Doeleinde | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Webcam-videostream (real-time) | Analyse van lichaamstaal (oogcontact, houding) | Toestemming (Art. 6.1.a) |
| Eén afbeeldingsopname (JPEG) | Beoordeling van de gespreksomgeving | Toestemming (Art. 6.1.a) |
Belangrijk:
Betalingsgegevens (creditcard) worden rechtstreeks door Stripe verwerkt en worden niet op onze servers opgeslagen.
Wanneer een recruiter u een uitnodiging stuurt voor een voorselectiegesprek:
Verzamelde gegevens: Uw stem (real-time audio), de transcriptie van het gesprek, uw cv (indien beschikbaar op het platform) en stemanalyses (spreektijd, aantal woorden).
Verwerking: Een evaluatierapport wordt automatisch gegenereerd door kunstmatige intelligentie (GPT-5.2). Dit rapport bevat scores (0-100) op 6 dimensies, een aanbeveling en citaten uit het gesprek. Dit rapport wordt aan de recruiter overgedragen.
Verwerkers: Uw audiogegevens worden in real-time verwerkt door Google (Gemini Live-dienst, Verenigde Staten). Het rapport wordt gegenereerd door OpenAI (GPT-5.2, Verenigde Staten). Deze doorgiften zijn omkaderd door Modelcontractbepalingen.
Uw rechten: U kunt uw evaluatierapport inzien en de rectificatie of verwijdering van uw gegevens aanvragen. U hebt het recht de op dit rapport gebaseerde beslissing aan te vechten (Art. 22 AVG).
Bewaring: De gespreksgegevens worden 6 maanden na voltooiing bewaard. Het rapport wordt 12 maanden bewaard.
Toestemming: Voordat u met het gesprek begint, dient u in te stemmen met de voorwaarden voor de verwerking van uw gegevens. U kunt zonder gevolgen weigeren.
Wanneer een recruiter een intakegesprek opneemt (behoeftebepaling met een hiring manager):
Verzamelde gegevens: Audio-opname van het gesprek (via opname van een browsertabblad, bestandsupload of microfoondictaat), de volledige transcriptie met identificatie van de gesprekspartners en de automatisch door AI geëxtraheerde functievelden.
Verwerking: De audio wordt getranscribeerd door OpenAI (model gpt-4o-transcribe-diarize) met diarisatie. De functievelden (titel, vaardigheden, salaris, enz.) worden door GPT-5.2 geëxtraheerd. De recruiter herziet en past de gegevens aan voordat de functiebeschrijving wordt aangemaakt.
Verwerkers: OpenAI (Verenigde Staten) voor de audiotranscriptie en de extractie van velden. Deze doorgiften zijn omkaderd door de bestaande Modelcontractbepalingen.
Bewaring: De audio-opnamen worden 90 dagen bewaard of tot de recruiter ze verwijdert. De transcripties en geëxtraheerde gegevens worden bewaard voor de duur van het account.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) — optimalisatie van het wervingsproces. De recruiter is verantwoordelijk voor het informeren van de deelnemers aan het gesprek dat dit wordt opgenomen.
Wanneer een recruiter e-mailsequenties gebruikt om automatisch contact op te nemen met kandidaten:
Verzamelde gegevens: E-mailadres en naam van de kandidaat, huidige stap in de sequentie, opvolgingsgegevens (e-mailopening via tracking-pixel, klikken op links, ontvangen antwoorden).
Verwerking: De e-mails worden automatisch verzonden volgens een door de recruiter vastgesteld schema. Een transparante tracking-pixel (1x1 pixel) is geïntegreerd om openingen te detecteren. Links worden ingekapseld voor klikregistratie. IP-adressen worden niet opgeslagen; alleen een hash wordt bewaard in de gebeurtenissen.
Uitschrijving: Elke e-mail bevat een verplichte uitschrijflink (AVG). De uitschrijving stopt onmiddellijk de sequentie voor deze kandidaat.
Bewaring: De sequentiegegevens (inschrijvingen, gebeurtenissen) worden bewaard voor de duur van het account. De geaggregeerde statistieken worden geanonimiseerd.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) — wervingsprospectie, met recht van bezwaar via uitschrijving.
Wanneer een recruiter het systeem voor het inplannen van gesprekken gebruikt:
Verzamelde gegevens: Naam en e-mailadres van de kandidaat, datum en tijd van het gesprek, type gesprek, videoconferentielink, notities van de recruiter, tijdzone van de kandidaat.
Zelfplanning: Wanneer een zelfplanningslink wordt verstuurd, krijgt de kandidaat toegang tot een openbare pagina met de beschikbare tijdsloten. Alleen naam en e-mail zijn vereist voor de reservering.
Kalendersynchronisatie: Gespreksgegevens kunnen worden geëxporteerd in ICS-formaat of via Google Calendar/Outlook-links. Er wordt geen bidirectionele synchronisatie uitgevoerd.
Herinneringen: Automatische herinneringen worden 24 uur vóór het gesprek aan beide partijen verzonden.
Bewaring: De gespreksgegevens worden 1 jaar na de gespreksdatum bewaard en vervolgens geanonimiseerd.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) — organisatie van het wervingsproces, met recht van bezwaar (Art. 21). Belangenafweging gedocumenteerd in het verwerkingsregister (Art. 30) — ter beschikking gehouden van de toezichthoudende autoriteit. Het reserveren van een tijdslot door de kandidaat via de zelfplanningslink berust op dezelfde rechtsgrond (een vrijwillige handeling in het kader van het wervingsproces).
Wanneer een kandidaat rechtstreeks solliciteert vanaf de publieke vitrine van een klantbureau (bijvoorbeeld sivel-labs.be), wordt de sollicitatie verwerkt onder het ATSIQ-voor-bureau-regime.
Verantwoordelijkheid (verwerker — Art. 28 AVG): het bureau dat de sollicitatie ontvangt is de verwerkingsverantwoordelijke en Sivel Labs SRL (BCE BE 1037.283.356) treedt op als verwerker (Art. 28 AVG) voor deze sollicitatiestroom. Het bureau bepaalt de doeleinden en middelen (selectie, vervolg van de werving); Sivel Labs SRL exploiteert het technische platform (verzameling, opslag, beveiliging, doorgifte) voor rekening van en volgens de instructies van het bureau. De kwalificatie van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid (Art. 26) is op deze sollicitatiestroom niet van toepassing: actieve sourcing volgt dezelfde kwalificatie (het bureau als verwerkingsverantwoordelijke, Sivel Labs SRL als verwerker — Art. 28).
Essentie van de verwerkersovereenkomst (Art. 28.3): Sivel Labs SRL verwerkt de sollicitatiegegevens uitsluitend volgens de gedocumenteerde instructies van het verantwoordelijke bureau, staat in voor de verzameling, opslag, beveiliging en technische doorgifte van de sollicitatie, en gebruikt die gegevens niet voor enig ander doel. Het ontvangende bureau blijft de verwerkingsverantwoordelijke voor de beoordeling van de sollicitatie, de communicatie met de kandidaat en het vervolg van de werving (gesprek, aanwervingsbeslissing, langdurige bewaring in zijn talentenpool). De kandidaat kan zijn rechten (inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar) uitoefenen bij het verantwoordelijke bureau; het contactpunt voor de uitoefening van rechten is de merk-FG van de doelgroep: voor een sollicitatie via een bureauvitrine (ATSIQ-context), dpo@atsiq.io (een bewaakte alias van de unieke FG van Sivel Labs SRL), die het verzoek doorgeeft aan het verantwoordelijke bureau. Een verwerkersovereenkomst (DPA, Art. 28 AVG) tussen Sivel Labs SRL en elk bureau is in opmaak (een bijlage bij de B2B-voorwaarden van het bureau); de toepasselijke versie wordt meegedeeld zodra deze is afgerond.
Verzamelde gegevens: naam, email, telefoon (optioneel), CV (PDF/DOCX), motivatiebericht, herkomstpagina (referer-URL), tijdstempel, gehashte IP (anti-misbruikaudit).
Verwerking: Er wordt een sollicitatie (unified_candidacies) aangemaakt in de wervingspipeline van het beoogde bureau. De recruiter ontvangt een e-mailmelding met het CV. De kandidaat ontvangt een bevestigingse-mail. De AI-analyse van het cv wordt standaard uitgevoerd op grond van het gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f AVG); de kandidaat wordt hierover geïnformeerd en beschikt over een recht van bezwaar (Art. 21 AVG) dat op elk moment kan worden uitgeoefend, zonder gevolgen voor zijn sollicitatie.
Bewaring: 2 jaar na afsluiting van de sollicitatie (automatische purge). Voor sollicitaties die zijn omgezet in actieve pipeline-opvolging: de duur van het wervingsproces.
Rechtsgrond: Precontractuele maatregel (Art. 6.1.b AVG) — het opslaan en doorgeven van de sollicitatie aan het bureau is noodzakelijk op verzoek van de kandidaat (solliciteren). Het vakje dat vóór verzending wordt getoond is een informatie / kennisname (Art. 13), en geen blokkerende toestemming: de rechtsgrond Art. 6.1.b wordt in alle gevallen toegepast en geregistreerd. De AI-analyse van het cv, indien aangeboden, berust op het gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f AVG) met informatie (Art. 13) en een recht van bezwaar (Art. 21 AVG), en niet op een opt-in-toestemming.
Rechten: Inzage, rectificatie, wissing, beperking en bezwaar, uit te oefenen bij de merk-FG (dpo@atsiq.io) of de FG van het bureau (link in de bevestigingse-mail). Antwoord binnen een termijn van een maand; deze termijn kan met twee maanden worden verlengd in geval van complexiteit of een groot aantal verzoeken, met gemotiveerde informatie binnen de eerste maand (Art. 12.3 AVG).
Wanneer een bureau zich voor deze stroom heeft aangemeld (administratieve toggle), kunnen kandidaten hun interesse kenbaar maken voor een binnenkort openstaande functie (placeholder) zonder een officiële sollicitatie aan te maken. Net als bij de publieke sollicitatie (§ 3.10.bis) is het bureau de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Sivel Labs SRL op als verwerker (Art. 28 AVG) van deze interessesignalering; de hieronder beschreven AI-scoring berust op het gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) met een recht van bezwaar (Art. 21), zonder opt-in.
Verzamelde gegevens: naam, email, telefoon (optioneel), CV (PDF/DOCX), motivatiebericht, herkomstpagina, tijdstempel. Bij elke interessesignalering wordt een gebeurtenis toegevoegd aan de profielgeschiedenis (betrokken functie, datum).
AI-verwerking (hoog risico Bijlage III §4): Het CV wordt door AI (Anthropic Claude) geanalyseerd om de technische vaardigheden te extraheren. Deze vaardigheden voeden een automatische matchingscore die de recruiter helpt om profielen te identificeren die overeenkomen met zijn openstaande functies. De recruiter kan de kandidaat vervolgens uitdrukkelijk uitnodigen om officieel te solliciteren wanneer een functie opengaat (via ondertekende e-maillink).
Belangrijk: AI-scoring helpt de recruiter en sluit een kandidaat nooit uit (de AI informeert, de recruiter beslist). De kandidaat kan op elk moment bezwaar maken tegen de AI-analyse, zonder rechtvaardiging en zonder gevolg: zijn profiel blijft in de pool en zichtbaar voor de recruiter. De knop "Contacteer ons" blijft beschikbaar voor een uitwisseling zonder enige AI-verwerking. Deze keuze wordt vóór elke verzending duidelijk gepresenteerd.
Geautomatiseerde beslissing (Art. 22 AVG): De AI-score is GEEN geautomatiseerde beslissing — het is beslissingsondersteuning. De recruiter neemt de uiteindelijke uitnodigingsbeslissing. De kandidaat kan een score betwisten via een supportticket met de categorie ai_contestation.
Bewaring: 2 jaar na de laatste activiteit (last_activity_at), op grond van de opslagbeperking (Art. 5.1.e AVG); een organisatie kan deze termijn verkorten, nooit verlengen. Dagelijkse cron voor automatische purge als er geen actieve kandidatuur EN geen gekoppelde CT-account is.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang van het bureau (Art. 6.1.f AVG) voor de AI-analyse van het cv en de matching — de analyse wordt standaard uitgevoerd, zonder opt-in. De betrokkene wordt geïnformeerd (Art. 13-14 AVG) en beschikt over een recht van bezwaar (Art. 21 AVG) dat op elk moment kan worden uitgeoefend, zonder uitsluiting uit de pool.
AI-verwerkers: Anthropic (Claude) in de VS met een ondertekend DPA (bewaring 0d, training off). Alle persoonsgegevens worden geanonimiseerd vóór doorgifte aan de AI (e-mails, telefoons, URL's, nationale nummers gemaskeerd).
Rechten: Onmiddellijke verwijdering op verzoek via de link "Mijn gegevens verwijderen" die op elke e-mail aanwezig is (bevestiging, uitnodiging, herinnering). Een specifieke DPIA is op verzoek beschikbaar bij de FG. Zie ook docs/legal/DPIA-interest-pool.md.
Wij registreren de oorsprong van elke sollicitatie in de wervingspipeline (bv. LinkedIn, carrièrepagina, doorverwijzing, vacaturebank). Met deze gegevens kunnen recruiters de prestaties van hun sourcingkanalen analyseren en hun wervingsbudget optimaliseren.
Verzamelde gegevens: Oorsprongskanaal, brondetail (naam vacaturebank, naam doorverwijzer), aan het kanaal verbonden kosten.
Bewaring: Duur van het recruiteraccount.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) — optimalisatie van het wervingsproces.
Wanneer een recruiter een plaatsing afsluit (succesvolle aanwerving), registreren wij de gegevens die nodig zijn voor de facturatie en de contractopvolging: bedrag van de honoraria, valuta, berekeningsmethode, ondertekeningskosten, garantiekosten, betalingsvoorwaarden.
Verzamelde gegevens: Identiteit van de geplaatste kandidaat, identiteit van de werkgever, functietitel, startdatum, bedrag van de honoraria excl. btw, valuta, berekeningsbasis (% van het jaarsalaris of vast bedrag), garantievoorwaarden, status van de inning.
Bewaring: 10 jaar (Belgische boekhoudkundige verplichting — Wetboek van economisch recht Art. III.86) en daarna geanonimiseerde archivering voor verkeersanalyse.
Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b) + wettelijke boekhoudkundige verplichting (Art. 6.1.c).
Voor plaatsingsovereenkomsten (driepartijencontracten recruiter / werkgever / kandidaat) biedt CareerToolbox een elektronische handtekening aan via een door het bureau geconfigureerde derde leverancier: Yousign, DocuSign of DocuSeal. CareerToolbox is niet de uitgever van deze diensten — het is het wervingsbureau dat met de leverancier contracteert (BYOK-model, Bring Your Own Key) en zijn eigen API-sleutel verstrekt. De ondertekende documenten lopen rechtstreeks tussen CareerToolbox en de door het bureau gekozen leverancier, zonder tussenkomst van een gemeenschappelijke derde partij.
Verzamelde gegevens: Te ondertekenen document (DOCX omgezet naar PDF), identiteit van de ondertekenaars (naam, voornaam, e-mail), ondertekeningsstatus, URL van het ondertekende document, identificatiecode van de envelop bij de leverancier.
Opgeslagen API-sleutel: In rust versleuteld via Fernet (cryptography lib) met een serverspecifieke afgeleide sleutel. Volledige audit trail (creatie / rotatie / intrekking) in org_credential_audit_log.
Externe verwerkers (naar keuze van het bureau): Yousign SAS (FR), DocuSign Inc. (US — MCB + DPF), DocuSeal Ltd. (UK — zelf-hosting mogelijk).
Bewaring: Zolang de overeenkomst actief blijft + door de leverancier opgelegde bewaartermijn (typisch 10 jaar bij Yousign / DocuSign voor eIDAS-conformiteit).
Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b) — elektronische handtekening conform EU-verordening eIDAS 910/2014.
Op uitnodiging van de recruiter kan een werkgeverscontact toegang krijgen tot een alleen-lezenportaal om zijn lopende plaatsingen en facturen te raadplegen, zonder een CareerToolbox-account aan te maken. De toegang wordt beheerd via een unieke magische link (256-bit token) die per e-mail wordt verzonden.
Verzamelde gegevens: E-mailadres van de uitgenodigde ontvanger, naam (optioneel), toegangstoken, tijdstempels van toegang (last_accessed_at, access_count) voor audit.
Aan de ontvanger getoonde gegevens: Lijst van lopende plaatsingen en facturen van uitsluitend zijn werkgeverorganisatie — geen toegang tot plaatsingen van andere klanten van het bureau of tot interne gegevens (recruiternotities, marges).
Bewaring: Token actief tot vervaldatum (90 dagen standaard) of handmatige intrekking. Audittrail 10 jaar bewaard.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) — transparantie van het wervingsproces ten aanzien van de eindklant.
30, 60 en 90 dagen na de indiensttreding van een geplaatste kandidaat stuurt CareerToolbox automatisch zowel aan de kandidaat ALS aan de hiërarchische manager een feedbackformulier dat toegankelijk is via een unieke magische link (256-bit token, server-side in rust versleuteld via SHA-256). Er hoeft geen CareerToolbox-account te worden aangemaakt — het token IS de authenticatiegrens (model "magic link"), geldig voor één enkele inzending, verloopt automatisch en is per IP + per User-Agent traceerbaar voor audit. Het formulier is facultatief — de ontvanger kan de e-mail zonder gevolgen negeren.
Verzamelde gegevens: Beoordelingen (schaal 0-10), vrije tekstcommentaren, status "is de kandidaat nog in dienst?", aanbeveling. IP-adres en User-Agent van de indiener worden geregistreerd in het auditlogboek voor conformiteit (bewijs van identiteit van de feedback).
Bewaring: Alle feedbackgerelateerde gegevens (kwalitatieve antwoorden + IP + User-Agent + tijdstempel van indiening) worden 18 maanden na de indiening verwijderd (of 18 maanden na het verlopen van het token voor verzoeken zonder antwoord) via de dagelijkse cron POST /api/cron/feedback-purge — constante _RETENTION_DAYS = 540 in api/routes/placement_feedback.py. Deze duur past het beginsel van opslagbeperking toe (Art. 5(1)(e) AVG): kort genoeg om niet onbeperkt te accumuleren, lang genoeg om retroactieve analyse van plaatsingsincidenten (garantiegeschil, betwisting kandidaat) mogelijk te maken die zich gewoonlijk binnen 12 maanden na indiensttreding manifesteren. Na verwijdering worden de individuele gegevens definitief en onomkeerbaar verwijderd — het recruiterdashboard berekent zijn indicatoren (NPS, retentiegraad 90d, enz.) alleen op basis van feedback die nog binnen het bewaarvenster van 18 maanden aanwezig is.
Phishingbestendigheid: In geval van lekken van het token (bijvoorbeeld een doorgestuurde e-mail naar een derde) past CareerToolbox twee aanvullende beschermingen toe: (a) de inzending van feedback is single-shot — het token wordt automatisch ongeldig na de eerste geldige inzending (vergrendeling completed_at in de database), overschrijving van het legitieme antwoord is niet mogelijk; (b) een rate-limit van 10 inzendingen per uur per token, plus 30 leespogingen per uur per IP, beperkt mechanisch de misbruikpogingen in geval van lek. De legitieme ontvanger kan niettemin dpo@careertoolbox.ai contacteren om bij een bewezen incident om de hergeneratie van een nieuw token te verzoeken.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) — verbetering van de plaatsingskwaliteit, retentiemeting. Expliciet recht van bezwaar via een uitschrijflink in elke e-mail.
Indien het bureau zijn Applicant Tracking System (ATS — Greenhouse, Lever, Workable, enz.) aansluit via Kombo, synchroniseert CareerToolbox dagelijks kandidaten en vacatures tussen beide systemen om dubbele invoer te vermijden. Net als bij de elektronische handtekening is het bureau de houder van de Kombo API-sleutel (BYOK-model) — CareerToolbox slaat geen kandidaatgegevens op in Kombo, maar kan wel de ATS-gegevens van het bureau lezen.
Gesynchroniseerde gegevens (strikte allowlist — minimalisatie Art. 5.1.c): Voor kandidaten: identiteit (naam, e-mail), status in de pipeline, functietitel, datum van bijwerking aan ATS-zijde. Voor vacatures (V2.4c, sinds 2026-04-27): titel, functiebeschrijving (max. 5000 tekens), status (open/closed), locatie. Geen vergoedingsinformatie, geen interne notities, geen gevoelige gegevens (AVG Art. 9). Elk ander Kombo-veld wordt door CareerToolbox genegeerd.
Synchronisatierichting (V2.4c bidirectioneel): (1) Dagelijkse cron POST /api/cron/kombo-sync activeert een pull Kombo → CareerToolbox voor de kandidaten en vacatures van elke klantenorganisatie met actieve credentials. (2) Webhook POST /api/webhooks/kombo ontvangt in real-time de gebeurtenissen candidate.created/updated en (V2.4c) job.created/updated en past het geconfigureerde conflictbeleid toe. Er vindt geen automatische verzending van CareerToolbox-gegevens naar Kombo plaats — de synchronisatierichting is read-only vanuit Kombo.
Conflictbeleid: Standaard manual_review — elke afwijking tussen ATS en CareerToolbox wordt in de wachtrij geplaatst (kombo_sync_conflicts) voor admin-beslissing via de dagelijkse e-maildigest (template kombo_conflicts_digest). Alternatieve beleidsregels: kombo_wins (UPDATE automatisch toegepast aan CareerToolbox-zijde — traceerbaarheid via kombo_audit_log) of ct_wins (Kombo-wijziging genegeerd). Voor nieuwe vacatures (nooit gezien aan CareerToolbox-zijde) is de regel altijd kombo_wins (automatische creatie — geen risico op overschrijving).
Traceerbaarheid: Elke automatische bijwerking past het achtervoegsel "system_kombo" toe in creator_id + invoer in kombo_audit_log met UTC-tijdstempel, identificator van het record en samenvatting van de gewijzigde velden. Handmatig opgeloste conflicten behouden de identificator van de admin die heeft beslist.
Verwerker: Kombo SAS (FR) — https://kombo.dev/privacy.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) — cohesie van gegevens tussen wervingstools die door hetzelfde team worden gebruikt. Belangenafweging gedocumenteerd in het verwerkingsregister (Art. 30) — ter beschikking gehouden van de toezichthoudende autoriteit.
Voor uitzend- of contractingplaatsingen voert de recruiter wekelijks de door de kandidaat gewerkte uren in, evenals de klantfactureringstarieven en de interne kostprijs. Deze gegevens voeden de wekelijkse / maandelijkse facturatie.
Verzamelde gegevens: Begindatum van de week, aantal gewerkte uren, uurtarief (charge / cost), berekende marge, status (concept / ingediend / goedgekeurd / gefactureerd / betaald), reden van afwijzing indien van toepassing.
Audit: Elke statusovergang (indiening, goedkeuring, afwijzing) schrijft een auditrecord met tijdstempel, identiteit van de actor, IP-adres en User-Agent — conformiteit met de Belgische uitzendwetgeving (Belgische Wet van 24 juli 1987 betreffende tijdelijke arbeid).
Bewaring: 10 jaar (boekhoudkundige verplichting + arbeidsrecht).
Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b) + wettelijke verplichting (Art. 6.1.c).
Wanneer een uitzendplaatsing wordt omgezet in een vast contract, berekent CareerToolbox een aanvullend honorarium volgens een met de klant onderhandelde methode (vijf methoden: prorated_months, hours_credit, margin_offset, flat_fee, free) en geeft een factuur placement_conversion uit. Een garantieperiode start opnieuw volgens de geconfigureerde basis (vanaf de conversiedatum / vanaf het oorspronkelijke begin van de uitzending / geen garantie).
Verzamelde gegevens: Conversiemethode, aanvullingspercentage, berekend bedrag, garantiebasis, identificator van de goedkeurende manager (indien drempel voor dubbele validatie overschreden), geschiedenis van de overgangen.
Bewaring: 10 jaar (boekhoudkundige verplichting).
Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b) + wettelijke verplichting (Art. 6.1.c).
CareerToolbox stelt twee wervingsbureaus in staat om samen te werken aan dezelfde plaatsing via een fee split agreement (overeenkomst tot verdeling van honoraria). Het ene (Lead Agency) houdt het contract met de eindwerkgever aan, het andere (Source Agency) levert de kandidaat. De honoraria worden verdeeld volgens een onderhandeld percentage.
AVG-kwalificatie — Artikel 26 EDPB: Beide bureaus worden gekwalificeerd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (joint controllers, Artikel 26 AVG). Geen verhouding verwerkingsverantwoordelijke / verwerker Artikel 28 tussen de bureaus. Uitsluitend voor deze fee-split-substroom treedt Sivel Labs SRL (dat de merken CareerToolbox.AI / ATSIQ exploiteert) op als verwerker (Artikel 28) voor elk bureau met betrekking tot de verdeling van de honoraria. Het betreft een afzonderlijke en benoemde stroom: deze mag niet worden verward met de publieke sollicitatiestroom (§ 3.10.bis), waar Sivel Labs SRL verwerker (Artikel 28) is voor het verantwoordelijke bureau.
Doorgifte van kandidaatgegevens — benoemde toestemming: Wanneer de Source Agency de gegevens van een kandidaat doorgeeft aan de Lead Agency, moet de kandidaat een expliciete en benoemde toestemming geven (Artikel 6(1)(a) AVG). De kennisgeving vermeldt de naam van de ontvangende Lead Agency en de specifieke functie. Standaardformulering: « Uw gegevens worden doorgegeven aan Lead Agency XYZ voor de functie ABC ». De kandidaat kan zijn toestemming op elk moment intrekken via het daartoe bestemde portaal.
Verzamelde gegevens: Identificator van het partnerbureau, BTW-nummer, IBAN, hoofdcontact, jurisdictie, verdelingspercentages, factureringswijze (strikte NPA / flexibele co-facturatie), garantiewijze, NDA-cascade-zichtbaarheidsmodus, gedocumenteerde Artikel 26-regeling tussen beide bureaus.
Cooperation Token cross-tenant: Indien beide bureaus klant zijn bij CareerToolbox, maakt een Cooperation Token UUID v4 (geldig 30 dagen, eenmalig gebruik) het voor het tweede bureau mogelijk de overeenkomst te spiegelen in zijn tenant. Strikte anti-forge + anti-self-accept + anti-replay.
BTW-facturatie intra-EU: Voor intra-EU-facturatie tussen bureaus wordt automatisch de verplichte vermelding « Verlegging van btw — Artikel 196 Richtlijn 2006/112/EG » toegevoegd (4 talen). De facturen worden uitgegeven excl. btw — de ontvanger (Lead Agency) verlegt de btw in zijn eigen aangifte.
Bewaring: 10 jaar (boekhoudkundige verplichting + arbeidsrecht). De intrekking van de toestemming van de kandidaat wist de records consent_records.consent_type='fee_split_transmission' in cascade.
Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b) tussen de bureaus + Expliciete benoemde toestemming (Art. 6.1.a) voor de doorgifte van kandidaatgegevens. Specifieke DPIA Fase 14 gevalideerd door de interne DPO.
Doel: De functie "Carriere Star Map" gebruikt AI om u een interactieve visualisatie van uw mogelijke loopbaantrajecten voor te stellen, op basis van de uit uw CV gehaalde vaardigheden en de afgeleide rol. U kunt 5 sectoren verkennen (Dev / Data / DevOps / Cyber / Product) en tot 15 gepersonaliseerde doelrollen.
Verwerkte gegevens: vaardigheden (skill_graph — namen en beheersingsscores uit uw CV gehaald), afgeleide rol, gegenereerde trajecten (titels van doelrollen, compatibiliteitsscores, narratieven, voorgestelde skill_gaps, aanbevolen certificeringen, anonieme salarisranges op basis van marktaggregaten), voorkeuren (actief pad active_target_path_id + mijlpaal-log path_progress_json indien u een doel activeert).
Geautomatiseerde beslissing (Art. 22 AVG): de generatie is AI-geautomatiseerd (gpt-5.2). Echter, er wordt geen onomkeerbare juridische of contractuele beslissing automatisch genomen: trajecten zijn informatief en elke concrete actie (solliciteren, opleiding volgen, mock interview, hoofddoel kiezen) blijft uw initiatief. U kunt op elk moment een menselijke beoordeling via support aanvragen — een menselijke Sivel Labs Talents mentor reageert binnen 48 werkuren.
Transparantie Artikel 50 EU AI Act: bij elke generatie herinnert een visuele mededeling (ai-disclaimer) u eraan dat de inhoud door AI is gegenereerd. De knop "Waarom deze suggestie?" in de Path Detail drawer toont de compatibiliteitsformule (50% skill_match + 30% exp_match + 20% market_align) en de gedetailleerde uitsplitsing.
Externe subverwerkers: OpenAI Inc. (VS) — voor de generatie van narratief + skill_gaps + cert_recs. Verzonden gegevens: vaardigheden (anonieme namen), doelrol, afgeleide rol, locale. Geen identificatiegegevens (e-mail, naam, telefoon, adres) worden verzonden. Waarborgen: OpenAI DPA + EU Standaard Contractuele Clausules (SCCs), zie SUBPROCESSORS.md § OpenAI.
Bewaring: actieve Star Maps 12 maanden na laatste activiteit ; geschiedenis (vervangen versies) 5 jaar ; automatische purge daarna ; cascade purge bij accountverwijdering.
Uw rechten: toegang (Art. 15) via /api/account/gdpr/export · rectificatie (Art. 16) door regeneratie (max 3 / uur) · wissing (Art. 17) bij accountverwijdering of expliciet verzoek · beperking (Art. 18) kandidaat-bestuurbare feature flag · overdraagbaarheid (Art. 20) JSON-export · bezwaar (Art. 21) — de Star Map wordt NIET aangemaakt totdat u op "Genereer mijn Star Map" klikt · geautomatiseerde beslissing (Art. 22) menselijke beoordeling via support.
Kosten en quota: 5 credits per generatie (3 indien skill_graph recent < 30 dagen, slimme cache). Rate-limit: 3 regeneraties / uur / gebruiker (LLM-misbruikpreventie ; gemiddelde kost ≈ €0,001 per generatie).
Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b) + Expliciete toestemming (Art. 6.1.a) — u start de generatie zelf. Specifieke Career Discovery DPIA opgesteld (Art. 35 AVG) en intern bewaard: kopie beschikbaar op gemotiveerd verzoek aan dpo@careertoolbox.ai.
Wij verwerken uw gegevens om:
| Rechtsgrond | Toepassing |
|---|---|
| Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b) | Levering van de Dienst, accountbeheer |
| Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) | Beveiliging, verbetering van de Dienst, analytics |
| Toestemming (Art. 6.1.a) | Marketing, niet-essentiële cookies |
| Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c) | Bewaring facturen, verzoeken autoriteiten |
| Verwerker | Locatie | Doeleinde | Waarborgen |
|---|---|---|---|
| OpenAI | Verenigde Staten | AI-verwerking (cv, transcriptie, feedback, OCR documenten, AI Screening rapport) | Modelcontractbepalingen (MCB) |
| Anthropic (Claude) | Verenigde Staten | Conversationele AI-assistent (begeleiding kandidaat) | Modelcontractbepalingen (MCB) |
| Google (Gemini Live) | Verenigde Staten | AI Screening Interview (real-time audio) | MCB, DPA Google Cloud |
| Stripe | Verenigde Staten | Betalingen | PCI-DSS gecertificeerd, MCB |
| Brevo (Sendinblue) | Frankrijk | Transactionele e-mails (hoofdroute) + inbound parsing + DKIM — enige e-mailleverancier (Postmark uitgefaseerd) | AVG-conform, DPA Brevo |
| OVH | Frankrijk | Serverhosting | AVG-conform |
| Cloudflare | Verenigde Staten | CDN, beveiliging (Turnstile) | MCB |
| Adzuna | Verenigd Koninkrijk | Geaggregeerde salarisgegevens (benchmark) | Adequaatheid VK |
| Yousign | Frankrijk | Elektronische handtekening plaatsingsovereenkomsten (BYOK — sleutel van het bureau) | AVG native, eIDAS-conformiteit |
| DocuSign | Verenigde Staten | Elektronische handtekening plaatsingsovereenkomsten (BYOK — alternatief) | MCB + DPF, eIDAS-conformiteit |
| DocuSeal | Verenigd Koninkrijk / zelf-hosting | Open-source elektronische handtekening (BYOK — alternatief) | Adequaatheid VK / zelf-gehoste instantie |
| Kombo | Frankrijk | ATS-synchronisatie (Greenhouse, Lever, Workable, enz.) — BYOK — sleutel van het bureau | AVG native |
| Europese Centrale Bank (ECB) | Europese Unie | Wisselkoersen voor multivaluta-facturatie (openbare gegevens) | Openbare bron, geen PII doorgegeven |
Interne zelf-gehoste tools: CareerToolbox.AI kan gebruiks-, diagnose- of loggegevens verwerken in interne tools die wij zelf beheren op onze OVH-infrastructuur. Deze tools zijn geen derde ontvangers: er worden geen gegevens doorgestuurd naar de uitgevers van deze software wanneer de instantie zelf gehost wordt. De relevante externe verwerker voor deze hosting blijft OVH, hierboven al vermeld.
Opmerking over het BYOK-model (Bring Your Own Key): voor Yousign / DocuSign / DocuSeal / Kombo contracteert het klantenbureau rechtstreeks met de leverancier en verstrekt zijn API-sleutel aan CareerToolbox. CareerToolbox slaat deze sleutel in rust versleuteld op (Fernet) en gebruikt hem uitsluitend om documenten door te geven / gegevens te synchroniseren namens het bureau. CareerToolbox factureert deze leveranciers niet en treedt niet op als commerciële tussenpersoon — de contractuele relatie blijft tussen het bureau en de leverancier.
| Model | Uitgever | Doeleinde |
|---|---|---|
| gpt-4o-transcribe-diarize | OpenAI (API) | Audiotranscriptie → tekst + detectie van gesprekspartners (diarisatie) |
De transcriptie en diarisatie worden uitgevoerd via de OpenAI cloud-API (model gpt-4o-transcribe-diarize). De audiogegevens lopen via de servers van OpenAI in de Verenigde Staten, in het kader van de bestaande DPA (Data Processing Agreement) met OpenAI. OpenAI bewaart de audiogegevens niet en gebruikt ze niet voor het trainen van zijn modellen (API usage policy).
| Model | Uitgever | Licentie | Doeleinde |
|---|---|---|---|
| MediaPipe Face Mesh | Apache 2.0 | Detectie van oogcontact | |
| MediaPipe Pose | Apache 2.0 | Houdingsanalyse |
Deze modellen worden volledig uitgevoerd op het apparaat van de gebruiker (browser). Er worden geen videogegevens naar onze servers of naar Google verzonden. De activering is optioneel (expliciete opt-in).
Sommige verwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Deze doorgiften worden omkaderd door:
Wanneer een gebruiker een document uploadt in de vorm van een afbeelding (JPEG, PNG, WebP), wordt de afbeelding naar de OpenAI Vision-API verzonden voor tekstextractie (OCR). Deze verwerking is identiek aan het verzenden van tekst geëxtraheerd uit PDF/DOCX-bestanden — de inhoud van het document loopt via OpenAI in het kader van de bestaande DPA (Data Processing Agreement). De afbeelding wordt verwerkt en niet bewaard door OpenAI.
Teksten (cv's, transcripties, functiebeschrijvingen): De tekst die uit uw documenten (PDF, DOCX) wordt geëxtraheerd, wordt vóór verzending naar OpenAI verwerkt — e-mailadressen, telefoonnummers, URL's van LinkedIn- en GitHub-profielen, IBAN-nummers, sociale-zekerheidsnummers en rijksregisternummers worden automatisch gemaskeerd en daarna in het eindresultaat hersteld.
Als afbeelding geüploade documenten (JPEG, PNG, WebP): Wanneer een document als afbeelding wordt geüpload, wordt deze integraal aan de OpenAI Vision-API doorgegeven voor tekstextractie (OCR). De afbeelding wordt vóór verzending niet geanonimiseerd — de op het document zichtbare persoonsgegevens (naam, contactgegevens, foto, enz.) worden ongewijzigd doorgegeven. Deze doorgifte is noodzakelijk omdat tekstextractie alleen vanuit de oorspronkelijke afbeelding kan worden uitgevoerd.
Al deze doorgiften worden omkaderd door de met OpenAI ondertekende DPA (Data Processing Agreement). Conform het API-gebruiksbeleid van OpenAI worden de via de API doorgegeven gegevens niet bewaard door OpenAI en niet gebruikt voor de training van zijn modellen.
| Type gegevens | Termijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Abonnement + 3 jaar |
| Cv's en documenten | Abonnement + 30 dagen |
| Audiobestanden | 90 dagen na transcriptie |
| Video-opname (omgeving) | Onmiddellijk verwijderd na analyse (niet opgeslagen) |
| Webcam-videostream | Niet doorgegeven aan de server — uitsluitend lokale verwerking |
| Transcriptie AI Screening | 6 maanden na voltooiing |
| AI Screening rapport (scores) | 12 maanden na voltooiing |
| Aanmeldlogs | 18 maanden |
| Facturen | 10 jaar (wettelijke verplichting) |
| Auditlogs (employer-clients) | 10 jaar standaard, configureerbaar 3/5/10 jaar per organisatie (Art. 5(1)(e) verantwoording: boekhoudkundige verplichtingen + juridische verdediging) |
| Plaatsingen (factuurgegevens) | 10 jaar — Belgische boekhoudkundige verplichting Art. III.86 |
| Ondertekende plaatsingsovereenkomsten | Zolang actief + door eIDAS-leverancier opgelegde bewaartermijn (typisch 10 jaar) |
| Tokens klantenportaal | 90 dagen standaard (configureerbaar 1-365), audittrail 10 jaar |
| Plaatsingsfeedback (30/60/90d) | 18 maanden na indiening (antwoorden + IP/UA-audit), daarna dagelijkse automatische verwijdering — Art. 5(1)(e) AVG |
| Urenstaten (timesheets) | 10 jaar — Belgische boekhoudkundige verplichting + arbeidsrecht |
| Kombo-sync (openstaande conflicten) | Opgelost: 12 maanden — openstaand: permanent tot admin-beslissing |
| Audit credentials BYOK (e-sig + Kombo) | 10 jaar — SOC 2-conformiteit + traceerbaarheid sleutelrotatie |
| Verwijderde gegevens | Wissen binnen 30 dagen |
Na deze termijnen worden de gegevens onomkeerbaar verwijderd of geanonimiseerd.
Integriteits-hash van verwijderde PII: om aan te tonen dat een verzoek tot wissen (Art. 17) inderdaad is uitgevoerd, bewaren wij een cryptografische hash (SHA-256) van het gewiste gegeven in onze auditlogs. De hash maakt het niet mogelijk om het oorspronkelijke gegeven te reconstrueren — hij dient uitsluitend als integriteitsbewijs in geval van een latere audit.
Ons platform gebruikt kunstmatige-intelligentiemodellen (OpenAI, Anthropic) om recruiters bij bepaalde beslissingen te ondersteunen:
Conform EU-Verordening 2024/1689 inzake AI (in werking 2026) informeren wij u dat:
Doeleinde: (a) kandidatensourcing — relevante openbare professionele profielen voor een functie identificeren en een professioneel e-mailadres terugvinden om contact op te nemen; (b) verrijking van werkgeverscontacten — aan bureaus die geabonneerd zijn op het Enterprise Premium-plan toelaten de contactfiches (HR-verantwoordelijken, hiring managers) van hun werkgeversklanten vooraf in te vullen op basis van een openbare professionele database.
Actieve verwerkers: Coresignal (Coresignal UAB, EU/Litouwen) — aggregatie van openbare professionele profielen voor kandidatensourcing; gehost in de EU, geen doorgifte buiten de EU. Hunter.io (Frankrijk/Verenigde Staten) — opzoeking van een professioneel e-mailadres op basis van naam + bedrijf; de doorgifte naar het VS-gedeelte is omkaderd door de Modelcontractbepalingen (MCB). Apollo.io, Inc. (Verenigde Staten), aanvankelijk overwogen voor de verrijking van werkgeverscontacten, is momenteel inactief (uitgesteld — multi-tenant ToS) en wordt voor geen enkele verwerking in productie gebruikt. Conform EU AI Act 2024/1689 Artikel 13 (transparantie) kunnen deze verwerkingen een AI-ondersteunde behandeling vormen; zie /legal/subprocessors.html voor de DPA's en de details van de doorgiften.
Verzamelbronnen van de kandidatenprofielen — de onderstaande lijst is die van het providerregister van het systeem, en zij is uitputtend: een bron die er niet in staat, kan niet worden bevraagd. GitHub (GitHub, Inc., Verenigde Staten) — actief: leesbewerking op de publieke GitHub-API, op ontwikkelaarsprofielen die de betrokkene zelf openbaar heeft gemaakt; er worden geen persoonsgegevens over hem of haar aan die dienst doorgegeven. Coresignal (Coresignal UAB, EU/Litouwen) — actief. Stack Overflow — inactief (uit het register gehaald; het systeem bevraagt het niet meer). Apollo.io, Inc. (Verenigde Staten) — inactief (uitgesteld — multitenant-ToS). Hunter.io (Frankrijk/Verenigde Staten) is geen profielbron: die komt alleen tussen bij de verrijking van het professionele e-mailadres. De bron die u betreft is die van UW verzameling, en het is die bron — en alleen die — die u wordt genoemd in de kennisgeving van Art. 14 die aan u is gericht.
Verrijkte gegevens (vanuit naam + bedrijf van het contact):
Expliciet UITGESLOTEN gegevens (data minimization Art. 5.1.c): geen overheidsidentificators, geen biometrische gegevens, geen afleidbare gezondheidsgegevens, geen niet-professionele privégegevens.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f AVG) op basis van kandidatenzoektocht en geclausuleerde B2B-prospectie (professionele werving). De betrokkene beschikt over een recht van bezwaar (Art. 21 AVG) dat te allen tijde kan worden uitgeoefend via dpo@careertoolbox.ai — het bezwaar (Art. 21) leidt tot de verwijdering van de fiche; de bewaar-opt-out, een afzonderlijk verzoek, leidt tot de anonimisering ervan, met behoud van de terugkeersleutel.
Informatie aan de betrokkene (Art. 14 AVG): bij de eerste transactionele e-mail aan de betrokkene wordt een link naar dit beleid opgenomen, waarin de werkelijke bron van de gegevens voor die persoon wordt vermeld — die welke daadwerkelijk voor zijn of haar verzameling heeft gediend, uit de hierboven opgesomde bronnen, en niet een opsomming van providers — alsook het recht van bezwaar.
Voorbehouden aan recruiter Premium-abonnementen: de functie is inbegrepen voor Freelance Premium en Enterprise Premium. Er wordt geen credit afgeschreven — het gebruik is inbegrepen in het abonnement, binnen de providerquota en het toepasselijke fair use.
Effectbeoordeling (DPIA, Art. 35 AVG): specifieke effectbeoordelingen zijn gedocumenteerd voor kandidatensourcing (DPIA_AUTO_SOURCING) en voor de verrijking van werkgeverscontacten (/docs/audits/2026-04-26-ws024-dpia-apollo.md) — beschikbaar op aanvraag bij de DPO.
Bewaring: de verrijkingsgegevens worden opgeslagen in het veld enrichment_data_json van de fiche. Bij een verzoek tot wissen (Art. 17) wordt dit veld gewist samen met de andere PII (cascade GDPR).
Bewaring — kandidatenprofiel verkregen via sourcing: drie termijnen, en het is de fase die het profiel heeft bereikt die bepaalt welke van toepassing is — nooit het belang van de recruiter. (a) Zolang het profiel aan geen enkele vacature is gekoppeld — het is enkel verzameld —, wordt het standaard 30 dagen bewaard («informeren of anonimiseren», Art. 14(3)(a)): dat is een configuratiewaarde en geen maximum — ze is begrensd tussen 7 en 365 dagen, de langste duur die dit spoor kan bereiken. Dat spoor is effectief: een profiel dat niemand aan een vacature koppelt, wordt bij het verstrijken geanonimiseerd. (b) Zodra het profiel aan een levende vacature is gekoppeld — toegevoegd aan de pipeline van een rol, «overwegen voor een vacature», consolidatie van een niet-afgesloten sollicitatie, of het gebaar «voor een rol weerhouden» —, is het die koppeling, en niet de uitgifte van een kennisgeving noch de aflevering ervan, die het profiel op het spoor vijver van 2 jaar (730 dagen) brengt vanaf de DATUM VAN HET KOPPELINGSGEBAAR (de datum waarop de persoon aan de vacature werd gekoppeld), uitsluitend verlengend toegepast — een reeds verder gelegen vervaldatum wordt nooit ingekort. De kennisgeving van Art. 14 informeert; ze bepaalt geen enkele duur, en het ontbreken van een kanaal ontneemt nooit de bewaring. (c) Een eenzijdige benadering die onbeantwoord blijft, opent geen langere termijn: ze brengt de vervaldatum van het profiel op 180 dagen wanneer die korter is, een in de code begrensde waarde tussen 30 en 180 dagen — geen enkele instelling kan die overschrijden. Ze werkt uitsluitend verlengend: een reeds verder gelegen vervaldatum wordt nooit ingekort, zodat een profiel dat reeds AAN EEN LEVENDE VACATURE IS GEKOPPELD — of reeds een verder gelegen vervaldatum draagt — op het vijverspoor van 730 dagen uit (b) blijft. De teller van het vijverspoor wordt alleen vernieuwd door een signaal van de persoon zelf (antwoord op een benadering, sollicitatie, verlening van een vertegenwoordigingsmandaat): de interne activiteit van de recruiter — raadplegen, selecteren, aan een lijst toevoegen — verschuift de klok nooit. Automatische anonimisering bij het verstrijken — identificerende gegevens worden gewist, het record wordt nooit verwijderd; bezwaar (Art. 21) is op elk moment mogelijk.
Online: Vanuit uw account, sectie "Mijn gegevens"
Per e-mail: dpo@careertoolbox.ai
Per post: Sivel Labs SRL, Avenue du Bois d'Hennessy 30, 1310 La Hulpe, Belgie
Antwoordtermijn: 30 dagen. In geval van een complex verzoek kan deze termijn met 60 dagen worden verlengd.
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA, Belgisch equivalent van de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens AP):
Deze cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de Dienst (AVG-rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst — Art. 6.1.b):
ct_session: Authenticatie (legacy cookie ; vervaldatum: 7 dagen)ct_access_token: OAuth 2.1-authenticatie (HttpOnly, SameSite=Lax ; vervaldatum: 7 dagen tijdens de overgang)ct_refresh_token: Rotatie van authenticatietokens (HttpOnly, SameSite=Strict, scope: /api/auth/ ; vervaldatum: 30 dagen)csrf_token: CSRF-bescherming (vervaldatum: 24 uur)Om de beveiliging van uw account te verbeteren, gebruikt CareerToolbox.AI het OAuth 2.1-protocol met automatische rotatie van toegangstokens. Concreet:
Sinds mei 2026 gebruikt CareerToolbox.AI een self-hosted instantie van PostHog voor product-analytics. Er worden geen gegevens naar een derde partij verzonden ; de PostHog-server wordt door Sivel Labs SRL beheerd op dezelfde infrastructuur als de Dienst.
ct-cookie-consent (JSON {essential, analytics, session_replay, consented_at}, vervalt na 12 maanden).ph_* (gepseudonimiseerde identifier, vervalt na 12 maanden).mask_ip=true), Do Not Track gerespecteerd, autocapture beperkt tot klikken en paginawijzigingen, bewaartermijn evenementen maximaal 12 maanden.maskAllInputs:true vervangt alle <input>, <textarea> en elementen met .pii door asterisken). Bewaartermijn : 30 dagen.U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de link "Cookies" in de footer : uitschakelen stopt onmiddellijk de verzameling en verwijdert de ph_*-cookies uit uw browser.
U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de knop "Cookies" in de footer, of rechtstreeks vanuit de instellingen van uw browser. Opmerking: het verwijderen van essentiële cookies logt u onmiddellijk uit.
In geval van een datalek dat een hoog risico kan inhouden, informeren wij u binnen 72 uur conform artikel 34 van de AVG.
De Dienst is niet bestemd voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.
Wij kunnen dit beleid op elk moment wijzigen. Substantiële wijzigingen worden per e-mail of via de interface meegedeeld. De datum van laatste bijwerking is bovenaan het document vermeld.
Functionaris voor Gegevensbescherming
E-mail: dpo@careertoolbox.ai
Adres: Sivel Labs SRL, Avenue du Bois d'Hennessy 30, 1310 La Hulpe, Belgie
| Verwerking | Doeleinde | Rechtsgrond | Termijn | Ontvangers |
|---|---|---|---|---|
| Accountbeheer | Dienst | Overeenkomst | Abonnement + 3 jaar | Intern |
| Cv-optimalisatie | Dienst | Overeenkomst | Abonnement | OpenAI |
| Transcriptie | Dienst | Overeenkomst | 90 dagen | OpenAI |
| Betalingen | Facturatie | Overeenkomst | 10 jaar | Stripe |
| E-mails | Communicatie | Overeenkomst | Abonnement | Brevo |
| Beveiligingslogs | Beveiliging | Gerechtvaardigd belang | 1 jaar | Intern |
| Analyse lichaamstaal | Sollicitatiefeedback | Toestemming | Niet opgeslagen (real-time) | MediaPipe (lokaal), OpenAI (1 afbeelding) |
| OCR documenten | Tekstextractie | Overeenkomst | Duur abonnement | OpenAI |
| AI Screening | Voorselectie kandidaten | Toestemming | 6-12 maanden | Google, OpenAI |
| Conversationele AI-assistent | Begeleiding kandidaat | Overeenkomst | Duur abonnement | Anthropic (Claude) |
Document versie 1.6 — 27 april 2026